Schriftverkehr

Unter Geschäftsbriefen versteht man jede an einen bestimmten Empfänger gerichtete geschäftliche Mitteilung, wie insbesondere Vertragsangebote, Vertragsannahmen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen und Bestellscheine. Auch Postkarten fallen darunter. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Nachricht in Schriftform (Papier oder Bildschirm) erhält.

Nicht zu den Geschäftsbriefen gehören allgemeine Werbeschriften, Postwurfsendungen, Anzeigen und interner Schriftverkehr.

Im Zweifelsfall ist es ratsam, die Mitteilung (speziell bei Kurzbriefen) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.

Vorschriften

Je nach Rechtsform sind unterschiedliche Angaben auf Geschäftsbriefen vorgeschrieben:

Der Gewerbetreibende, der nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, seinen Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Er darf einen Hinweis auf seine Tätigkeit hinzufügen, z. B "Einzelhandel mit Textilien".

Einzelkaufleute, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften müssen zwingend die folgenden Angaben machen:

• vollständige Firma mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
• Rechtsform der Gesellschaft (z. B. OHG, GmbH, KG, AG) bzw.
• ein die Kaufmannschaft kennzeichnender Zusatz (e. K., e. Kfm., e. Kfr.),
• Ort der Handelsniederlassung des Kaufmanns bzw.
• Sitz der Gesellschaft,
• Register-Gericht,
• Handelsregister-Nummer,

Gesellschaften, bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, müssen ferner angeben:

• die Firmen der (persönlich haftenden) Gesellschafter sowie
• die Angaben, die diese vorgeschrieben sind.

GmbHs müssen ferner angeben:

• alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
• sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.

Befindet sich eine GmbH in Liquidation, so ist dies ebenfalls auf den Geschäftsbriefen anzugeben. Hier treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer.

Zusätzlich ist bei einer Aktiengesellschaft anzugeben:

• alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen,
• der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen,
• der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Befindet sich die AG in Abwicklung, so ist dies ebenfalls auf den Geschäftsbriefen anzugeben. Hier treten die Abwickler an die Stelle der Vorstandsmitglieder.

Wird der Angabepflicht nicht nachgekommen, kann das Registergericht Zwangsgeld bis zu einem Betrag von 5.000 Euro im Einzelfall festsetzen.